Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1Responsable del Tratamiento

IAgential es una marca comercial utilizada para la prestación de servicios de software como servicio (SaaS).

El Responsable del Tratamiento de los datos personales propios de los usuarios y clientes de IAgential es:

• Nombre: Oscar Fernando Larrota Jaimes
• Identificación: CC 1.098.622.831
• País: Colombia
• Correo electrónico: iagential.info@gmail.com
• Sitio web: https://iagential.com
• Plataforma: https://app.iagential.com

IAgential es actualmente administrado y operado por la persona natural anteriormente identificada.

Cuando un Cliente utiliza IAgential para recopilar y gestionar datos personales de sus propios clientes, prospectos o usuarios, el Cliente será, según corresponda, el Responsable del Tratamiento de dichos datos e IAgential actuará como Encargado del Tratamiento, procesándolos conforme a las instrucciones del Cliente y a la legislación aplicable.

2Datos Personales que Recopilamos

Dependiendo de la forma en que utilices IAgential, podemos tratar las siguientes categorías de información:

3Finalidades del Tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Crear, administrar y mantener cuentas y Workspaces.
• Prestar y operar las funcionalidades de IAgential.
• Gestionar suscripciones y planes contratados.
• Procesar pagos y realizar procesos de facturación.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el funcionamiento del Servicio.
• Enviar credenciales, códigos de acceso y notificaciones de seguridad.
• Atender solicitudes, consultas, quejas y reclamos.
• Prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
• Mantener la seguridad de la Plataforma.
• Realizar mantenimiento y soporte técnico.
• Detectar errores y mejorar el rendimiento del Servicio.
• Generar estadísticas agregadas o anonimizadas para análisis del funcionamiento de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar y proteger los derechos de IAgential y de sus usuarios.
• Ejecutar las condiciones contractuales asociadas al Servicio.

IAgential no vende los datos personales de sus Clientes o de los leads administrados por sus Clientes.

Tampoco utilizaremos los datos de los leads de un Cliente para fines propios de marketing o publicidad ajenos a la prestación del Servicio, salvo que exista una autorización o base jurídica independiente que lo permita.

4Compartición de Datos con Terceros

IAgential podrá utilizar proveedores tecnológicos necesarios para prestar y mantener el Servicio.

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, estos proveedores pueden incluir:

• Microsoft Azure: infraestructura, alojamiento, almacenamiento y procesamiento.
• Meta Platforms / WhatsApp: integración con WhatsApp Cloud API y funcionalidades relacionadas con WhatsApp.
• Twilio: servicios de mensajería SMS, cuando sean utilizados.
• Proveedores SMTP o de correo electrónico: envío de correos transaccionales.
• Proveedores de Inteligencia Artificial: procesamiento necesario para las funcionalidades de agentes IA.
• Pasarelas y proveedores de pago: procesamiento de pagos y gestión de suscripciones.
• Proveedores de seguridad, monitoreo y respaldo: cuando sean necesarios para operar y proteger la Plataforma.
• Autoridades competentes: cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.

Estos proveedores podrán actuar como encargados o como responsables independientes, según la naturaleza del tratamiento que realicen y la relación jurídica aplicable.

IAgential procurará utilizar proveedores que implementen medidas adecuadas de seguridad y protección de datos.

5Inteligencia Artificial

Algunas funcionalidades de IAgential utilizan tecnologías de Inteligencia Artificial para generar respuestas, clasificar información, automatizar conversaciones y ejecutar otras funciones configuradas por el Cliente.

Los datos enviados a estas funcionalidades podrán ser procesados por los proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio.

El Cliente es responsable de determinar qué información incorpora a sus agentes IA y de verificar que cuenta con las autorizaciones o bases legales necesarias para utilizar dicha información.

IAgential procurará configurar sus integraciones de acuerdo con las condiciones y mecanismos de privacidad disponibles de los proveedores utilizados.

Las respuestas generadas por Inteligencia Artificial pueden contener errores o información incorrecta. El tratamiento de datos mediante estas funcionalidades se realiza exclusivamente dentro del alcance necesario para prestar las funciones contratadas.

6Seguridad de la Información

IAgential implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso, uso o divulgación no autorizados.

Entre las medidas utilizadas pueden encontrarse:

• Comunicaciones protegidas mediante HTTPS/TLS.
• Almacenamiento seguro de credenciales mediante mecanismos de hashing.
• Control de acceso.
• Autenticación basada en tokens con expiración.
• Separación lógica de información entre diferentes Workspaces.
• Registro y monitoreo de actividades relevantes.
• Copias de respaldo periódicas.
• Controles de infraestructura y seguridad proporcionados por nuestros proveedores tecnológicos.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. En caso de identificar un incidente de seguridad que afecte datos personales, IAgential adoptará las medidas razonables de contención, investigación, mitigación y notificación que resulten exigibles conforme a la legislación aplicable y a las circunstancias del incidente.

7Conservación y Eliminación de Datos

Los datos personales asociados a una cuenta serán conservados durante el tiempo necesario para prestar el Servicio y cumplir las finalidades descritas en esta Política.

Cuando una cuenta sea cancelada o terminada:

• Los datos del Cliente podrán permanecer disponibles para exportación durante un período de hasta 30 días, cuando técnicamente sea posible.
• Finalizado dicho período, IAgential podrá eliminar los datos de los sistemas de producción.
• Determinada información podrá conservarse durante períodos adicionales cuando exista una obligación legal, contractual, contable, tributaria, de seguridad o de defensa de derechos que lo requiera.
• Las copias de respaldo podrán conservar determinados datos durante el período necesario para su rotación y eliminación conforme a las prácticas técnicas de respaldo.

La eliminación de información estará sujeta a las obligaciones legales que resulten aplicables.

8Derechos de los Titulares

De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, los titulares de datos personales pueden ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que son objeto de tratamiento.
• Solicitar la actualización o rectificación de información inexacta o incompleta.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Revocar la autorización para el tratamiento cuando legalmente sea posible.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se han vulnerado sus derechos.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones y excepciones establecidas en la legislación aplicable.

9Procedimiento para ejercer los derechos

Los titulares podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales enviando una solicitud a:

Correo electrónico: iagential.info@gmail.com

La solicitud deberá incluir, cuando resulte necesario para verificar la identidad del solicitante:

• Nombre completo.
• Documento de identificación o información necesaria para acreditar la identidad.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para recibir respuesta.

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo establecido por la Ley 1581 de 2012. Actualmente, las consultas tienen un plazo de hasta 10 días hábiles, con posibilidad de una extensión de hasta 5 días hábiles en los términos previstos por la ley.

Los reclamos serán atendidos dentro del término máximo establecido legalmente, actualmente de 15 días hábiles, con posibilidad de extensión de hasta 8 días hábiles en los casos previstos por la ley.

Cuando una solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo inicial, se informarán las razones de la demora y el nuevo plazo de respuesta conforme a la legislación aplicable.

10Datos Sensibles y Datos de Menores

IAgential no solicita de manera general datos personales sensibles para crear una cuenta.

Cuando el Cliente utilice la Plataforma para recopilar información de sus propios usuarios, será responsable de determinar si dicha información contiene datos sensibles y de obtener las autorizaciones necesarias cuando corresponda.

El Cliente también será responsable de cumplir las reglas especiales aplicables al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

IAgential no solicita deliberadamente datos sensibles ni información de menores como requisito general para utilizar la Plataforma.

11Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web y la Plataforma pueden utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para:

• Mantener sesiones de usuario.
• Autenticar usuarios.
• Mantener la seguridad.
• Recordar determinadas configuraciones.
• Analizar el funcionamiento técnico de la Plataforma.

Las cookies estrictamente necesarias pueden utilizarse para proporcionar las funcionalidades solicitadas por el usuario.

Cuando se utilicen cookies no esenciales que requieran autorización conforme a la legislación aplicable, se solicitará el consentimiento correspondiente mediante los mecanismos disponibles.

12Transferencias y Transmisiones Internacionales

Debido a la utilización de proveedores tecnológicos internacionales, determinados datos personales pueden ser almacenados o procesados fuera de Colombia.

Entre los posibles países de procesamiento pueden encontrarse Estados Unidos y países europeos, dependiendo de la infraestructura y proveedores utilizados.

IAgential adoptará las medidas y mecanismos requeridos por la legislación colombiana aplicable para realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales.

La Superintendencia de Industria y Comercio mantiene una lista de países que considera con nivel adecuado de protección y establece reglas y excepciones para transferencias a otros países.

Cuando sea necesario, IAgential podrá utilizar mecanismos contractuales u otras garantías previstas por la legislación aplicable.

13Confidencialidad de los Datos

IAgential tratará los datos personales de manera confidencial y únicamente para las finalidades descritas en esta Política o aquellas permitidas por la legislación aplicable.

Los empleados, contratistas y proveedores que tengan acceso a información personal estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad cuando corresponda.

14Política aplicable a los Datos de los Clientes

Cuando una empresa utilice IAgential para almacenar información de sus propios clientes, prospectos o usuarios, dicha empresa será responsable de:

• Determinar las finalidades del tratamiento.
• Obtener las autorizaciones necesarias.
• Informar a sus propios titulares sobre el tratamiento.
• Atender las solicitudes de los titulares cuando corresponda.
• Cumplir la legislación aplicable a su actividad.

IAgential procesará dichos datos conforme a las instrucciones del Cliente y a las condiciones del Servicio.

El Cliente no deberá utilizar IAgential para recopilar o procesar datos personales de forma contraria a la legislación aplicable.

15Cambios a esta Política

IAgential podrá actualizar esta Política cuando sea necesario debido a cambios legales, tecnológicos, operativos o en las funcionalidades del Servicio.

La fecha de la última actualización aparecerá al inicio del documento.

Cuando un cambio sea sustancial y la legislación aplicable lo requiera, IAgential podrá comunicarlo mediante correo electrónico, aviso dentro de la Plataforma u otro mecanismo razonable.

16Autoridad de Protección de Datos

En Colombia, la autoridad encargada de la protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los titulares pueden presentar ante dicha entidad las quejas que consideren pertinentes una vez agotado, cuando corresponda, el trámite directamente con el Responsable o Encargado del Tratamiento.

17Contacto y Responsable de Protección de Datos